Teams
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Teamsの概要
Teams はMicrosoft 365 の一部として提供されているチームコラボレーションツールで、主にテキストチャットやビデオ会議で使います。
家族や友人との日常的なコミュニケーションで利用できるほか、学校や企業などの組織ではSharePoint、OneDriveなどさまざまなMicrosoft 365アプリとの連携が可能です。Boxなどの外部サービスとの連携にも対応しています。
■ 対応機種
- デスクトップ：WindowsとMacに対応したデスクトップアプリが提供されています。
- ウェブ：EdgeやChromeなどのWebブラウザからアプリをインストールせずにミーティングに参加することもできます。
- モバイル：iPhoneやAndroidにも対応しています。
■ ライセンス
Microsoft Teamsは個人で使用する場合には無料で利用できます。また、Microsoft 365サブスクリプションに含まれており、多くの学校や企業でWord, Excel, PowerPointなどのOfficeアプリと一緒に使用することができます。
下記は2024年3月1日現在提供されているライセンスの一部です。個々の詳細な仕様や価格については、Microsoftの公式サイトを参照してください。
個人、家庭向け
Microsoft 365 Personal Personal, Family
1 人向けの Personal と、2 人～ 6 人の家族で使用できる Family ライセンスもあります。
市販のパソコンに付属していることの多い、買い切りの Office Personal 2021にはTeamsが含まれていません。その場合、Teamsアプリの無料版を使用できます。ただし無料版のユーザーが Teams 会議を主催する場合、グループ通話最長 60 分、参加者最大 100 人の制限があります。
教育機関の職員・学生向け
Office 365 Education Office 365 A1, A2, A3
無料で使用できる A1 プランではWebアプリのみが使用可能で、その中にTeamsも含まれています。
一般法人向け
Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium
Apps for business (デスクトップ版 Word, Excel, PowerPoint, Outlook)には Teams が含まれておらず、Teams を使用するにはMicrosoft Teams Essentials ライセンスが必要です。
大企業向け
Microsoft 365 Enterprise E3, E5, F1, F3
全てのプランに Teams が含まれています。現場向け（フロントラインワーカー向け）の F1 と F3 ではデスクトップ版は使用できず Web アプリとモバイルアプリのみが使用できます。
Teams の基本的な使い方（オンライン会議編）
■ アカウントの作成、ログインについて
会議に参加する場合
Teamsに参加者として参加する場合には、Microsoftアカウントを作成せずに利用できます。詳しくは、Microsoft Teams でアカウントなしで会議に参加する を確認してください。
ただし、採用面接のような重要なイベントの場合には、事前にアカウントを作成し、アプリでカメラやマイクのテストを行っておくことをおすすめします。
会議を主催する場合
自分でTeams会議を主催したい場合にはMicrosoftアカウント作成が必要です。Microsoft アカウント のページで「サインイン」ボタンをクリックし、次のページで『アカウントをお持ちではない場合、作成できます。』というテキストの「作成」をクリックします。
※ Slackのようにワークスペースごとにアカウントを作成する必要はありません。
■ 会議への参加方法
パソコン（Windows、Mac）を使って会議に参加し、テキストチャットで文字を入力する方法とライブキャプション（自動文字起こし）機能を有効にし、視覚的なコミュニケーション手段を活用する方法を簡単にご紹介します。
※ Teams アプリは 2024 年 2 月頃から新しい画面表示への切り替えが始まっているため、最新版では画面の表示（ボタンの配置）が異なる可能性があります。
主催者が会議に招待すると、会議への招待メールが送られてきます。メールには会議に参加するためのリンク、会議ID、パスコードが記載されています。メール本文の「ここをクリックして会議に参加してください」をクリックすると参加することができます。
リンクを開くと下記のような画面が開きます。WebブラウザあるいはTeamsアプリのどちらかを選んでください。どちらを選んでも、この先で紹介する画面表示は同じです。
「このブラウザーで続ける」をクリックすると、会議のロビー画面に移ります。この画面では、会議に参加する前にカメラやマイクの設定を行うことができます。
Microsoftアカウントにサインインしていない場合には、名前を入力してゲストとして参加することができます。すでにサインインしている場合には名前の入力欄が出ずに「ビデオと音声のオプションを選択してください」というメッセージが出ます。
「今すぐ入室」をクリックすると会議画面へ画面が切り替わります。
会議に参加するのに主催者の許可が必要な場合には、「会議に参加している人にあなたが待機していることを伝えました」というメッセージが表示され、許可されると画面が切り替わります。
会議に参加できれば、以下のような画面に切り替わります。画面の上部に表示されているのが会議コントロールバーです。
バーの「チャット」をクリックすると右側にチャット欄が出ます。ここで文字を入力してあいさつをすることができます。
メニューバーの「その他」をクリックし、「言語と設定」から「ライブキャプションをオンにする」を選択すると、自動文字起こしを有効にすることができます。
有効にする際に、「みんなが話している言語は何ですか？」というポップアップが出ることがあります。ここでは会議で使われる音声言語を選びます。日本語で会話をするときには「日本語」を選びます。
ライブキャプションがオンになると、自動文字起こしが開始され、画面にキャプションが表示されます。キャプションが表示されている枠の右上にある歯車のアイコン「字幕の設定」をクリックすると、文字の色、背景、大きさを設定することができます。
■ 参考ページ
Microsoftの公式サイトにモバイルアプリ版での操作を含む、チャット機能やライブキャプション機能の詳しい説明が掲載されています。
Teams会議での情報共有について
■ ライブキャプション
ライブキャプション機能は、リアルタイムに自動で文字起こしをする機能です。英語や日本語を含む28の言語に対応しており、英語の音声を日本語に翻訳して表示することも可能です。
音声から文字への変換はクラウドサーバー上で行われており、会議の終了とともにサーバーからデータが削除されます。保存して後から見返したい場合には、後に述べるトランスクリプト（文字書き起こし）機能を使用する必要があります。
UDトークやYYProbeなどの音声認識アプリとは異なり、単語を登録したり、その場で誤変換を編集したりすることはできません。リアルタイムに編集も行いたい場合には、音声認識アプリの画面を共有するなど別の方法をとる必要があります。
編集の有無にかかわらず、固有名詞や人名、日付、数字については事前に資料を共有し、キーワードを把握できるようにしておくと内容を理解しやすくなります。
モバイルアプリでも使用できるため、外出先でミーティングに参加することも可能です。iPadやiPhoneアプリでは、以下のように発言が吹き出しで表示されます。パソコンのようにスクロールして前後の発言を見返すことができないことにも注意が必要です。
また Teams で開催できるのは通常の会議のほかに「ウェビナー」形式があります。この方式では参加者が字幕の表示のオンオフ切り替えを行うことができます。一方で「音声言語の設定」は参加者側で変更できないため、ライブキャプションを利用していることをイベント主催者にあらかじめ伝えておくとよいでしょう。
音声言語が英語のままに設定されていると、英語で音声認識され字幕表示を日本語にしても正しく表示されません。詳しい設定方法は、Microsoft Teams のライブ イベントでライブ キャプションを使用する を参照してください。
■ トランスクリプトの保存と編集
会議をレコーディング（録画）することで動画とトランスクリプトが SharePoint (OneDrive)に保存され、リプレイ動画を提供することができます。トランスクリプトは Word 形式または VTT 形式でダウンロードでき、VTT 形式は動画編集ソフトや YouTube の動画エディタなどで読み込んで編集することができます。
法人や教育機関向けライセンスの場合には Stream アプリ上で動画にトランスクリプトを表示することができ、トランスクリプトの内容を後から編集することも可能です。会議をレコーディングし、字幕を編集したうえでリプレイ動画を社内に展開するワークフローを組むことができます。
■ 画面共有
画面全体やウィンドウ、Microsoft Edgeのタブを共有し、リモートで共同作業をすることができます。PowerPoint ファイルを Teams の会議画面の中に表示したり Excel の画面を見ながら操作方法を説明したりすることで、会話の文脈がつかみやすくなります。
自分が画面を共有する際にライブキャプションも同時に見たいときには、外付けディスプレイの活用をおすすめします。片方のディスプレイで画面を共有しつつ、もう一方で Teams の会議画面を開き、キャプションを見ることができます。
またPowerPoint や Excel には Teams アプリのLive機能があり、Teams アプリの画面上でスライドを操作したり発表者ツールを表示することができ、同時にライブキャプションやチャットも見ることができます。
画面共有はパソコンへの負荷が高いため、マシンスペックや通信回線の状態により、タイムラグが生じたり、画面が止まってしまったりすることがよくあります。話している内容が相手に伝わっているかどうか、相互に確認しあいながら進めるのがコツです。手元でも確認できるようにチャットでファイル自体も共有しておくとよいでしょう。